LAPORAN EXPENSE/PENGELUARAN

LAPORAN EXPENSE/PENGELUARAN

Bab 6

Laporan expense atau laporan pengeluaran adalah dokumen yang menampilkan semua pengeluaran yang terjadi sebagai akibat dari kegiatan bisnis.

Laporan pengeluaran ini bisa terdiri dari beberapa jenis pengeluaran, yaitu :

1.     Pengeluaran perolehan pendapatan

2.    Pengeluaran operasi/rutin

3.    Pengeluaran operasional lainnya

4.    Pengeluaran lain-lain

A.   Laporan Pengeluaran

Berikut ini contoh langkah-langkah pembuatan dokumen excel untuk pembuatan laporan keuangan :

1.     Buat judul, nama, tanggal, dan biaya per kilometer seperti berikut, biaya per kilometer ini untuk menentukan biaya transportasi nantinya.

2.    Pertama buat jenis biaya transportasi, misalnya kita ingin membuat biaya mingguan, maka buat akhirnya dulu, yaitu dengan memberi sama dengan dan mengisikan tanggal di akhir periode.

3.    Di akhir periode akan terlihat tanggal tersebut.

4.    Kemudian kurangkan tanggalnya dengan satu angka, dan salin formula ini ke kiri.

5.    Masukkan jangkauan kilometer dari jarak yang ditempuh dalam perjalanan di baris Nilai kilometer.

6.    Kemudian tentukan jumlah total di kolom paling kanan dengan menggunkan menu SUM untuk menjumlahkan semua nilai yang ada di kolom Hari.

7.    Maka total nilai kilometer dalam satu minggu akan terlihat.

8.    Nilai reimburse bisa didapat dengan mengalikan Nilai kilometer yang dtempuh dengan biaya per kilometer.

9.    Salin fomula untuk reimburse ini ke kanan, sehingga semua hari akan diperoleh nilainya.

10.  Tentukan total nilai reimburse ini dengan menggunakan SUM di kolom Total.

11.  Tentukan nilai-nilai lainnya di kategori Biaya Transportasi ini.

12.  Totalkan biaya transportasi menggunakan SUM untuk menambahkan semua biaya transportasi harian.

13.  Salin ke semua hari formula ini, agar total biaya transportasi terlihat.

14.  Kemudian salin formula untuk kolom TOTAL ke semua jenis biaya di bawahnya, termasuk biaya transportasi.

15.  Masukkan biaya-biaya lagi sesuai kebutuhan anda, misalnya biaya akomodasi dan biaya lain-lain.

16.  Di kolom Total, salin semua formula penjumlahan ke bawahnya.

17.  Untuk biaya akomodasi, tentukan dibagian biaya tersebut, lalu jumlahkan biaya khusus untuk akomodasi di TOTAL AKOMODASI.

18.  Salin juga formula untuk TOTAL AKOMODASI ke kanan.

19.  Masukkan biaya untuk lain-lain.

20. Kemudian masukkan semua biaya total harian di baris TOTAL PER HARI.

21.  Kalau sudah dibuat formulanya, seret ke kanan untuk membuat formula untuk semua hari.

22. Anda bisa menambahkan detil jenis transaksi tertentu di bawah tabel  utama. Ini misalnya untuk sesuatu yang terlalu rumit kalau dituliskan secara eceran di bagian tabel utama.

B.  Perencanaan Pengeluaran

Langkah-langkah pembuatan dokumen excel untuk membuat laporan expense :

1.     Buat judul Perencanaan Pengeluaran

2.    Kemudian buat tabel seperti berikut, yaitu ada kategori (karyawan dan operasional), serta empat kolom tambahan, yaitu Anggaran yang direncanakan, aktual, perbedaan dalam rupiah, dan dalam persen.

3.    Tentukan item-item pos anggaran di sebelah kanan kategorinya.

4.    Tentukan perencanaan berapa anggaran untuk pos-pos tersebut.

5.    Kemudian tentukan nilai aktual-nya di kolom Aktual.

6.    Antara aktual/kenyataan dengan yang dianggarkan ada bedanya, buat rumus untuk menghitung perbedaannya tersebut dengan cara mengurangkan yang aktual dengan yang dianggarkan.

7.    Salin rumus perbedaan tersebut ke bagaian bawah.

8.    Buat rumus untuk menghitung perbedaan dalam persen, yaitu dengan membagi kolom perbedaan dengan kolom anggaran.

9.    Kemudian untuk memberikan format persen, pilih semua sel di kolom Perbedaan (%) ini. Dan klik kanan serta pilih Format Cell.

10.  Klik tab Number, kemudian klik Percentage.

11.  Tentukan decimal places menjadi 2

12.  Salin formula ini ke bawah, maka semua akan terlihat semua menjadi presentase.

13.  Kemudian masukkan pengeluaran untuk kategori kedua, dan isikan jumlah yang dianggarkan di kolom Anggaran.

14.  Dan isikan alokasi kenyataannya di Aktual.

15.  Kemudian salin formula di kolom Perbedaan hingga diperoleh perbedaan antara aktual dan kenyataan untuk kolom Perbedaan.

16.  Salin juga kolom Perbedaan hingga ke bagian bawah.

17.  Buat fungsi  SUM untuk bagian kolom Anggaran guna menjumlahkan total uang yang dianggarakan oleh perusahaan.

18.  Salin fungsi SUM ini ke kanan hingga kolom Aktual dan Perbedan pun dijumlahkan totalnya.

19.  Kemudin untuk perbedaan di baris terakhir, anda bisa menyalin dari sel di atasnya pada kolom Perbedaan.

20. Dari baris terakhir, anda memperoleh gambaran, berapa sebenarnya total yang direncanakan, lalu berapa total yang aktual, dan nilai perbedaannya dalam persen dan dalam rupiah. Ini informasi yang sangat penting bgi bisnis anda.

C.  Sales Budget

Sales budget adalah catatan pengeluaran berkaitan dengan penjualan. Berikut ini contoh pembuatannya :

1.     Buat title, bulan dan divisi dari tabel sales budget ini.

2.    Buat tabel dengan beberapa kolom, seperti nomor item, deskripsi, unit, pengeluaran per unit, penjualan direncanakan, dan presentase dari total.

3.    Tentukan nomor item dari produk.

4.    Isikan nama produk di Deskripsi.

5.    Tentukan jumlah unit dan nilai pengeluaran per unit.

6.    Format kolom Pengeluaran dengan rupiah.

7.    Hasilnya, kolom Pengeluaran per unit akan memiliki tampilan rupiah.

8.    Hitung Penjualan direncanakan, yaitu perhitungan antara unit dikalikan dengan Pengeluaran per unit.

9.    Salin formula ini ke bawah.

10.  Hitung total dari kolom Penjualan direncanakan untuk menghitung total pengeluaran sales.

11.  Hitung persentase dari pengeluaran tiap produk dibandingkan dengan totalnya.

12.  Maka terlihat tampilan porsi tiap item terhadap keseluruhan.

13.  Klik kanan dan pilih format cells.

14.  Set format ke Number > Percentage, dan buat persentase dengan nilai desimal 2.

15.  Akhirnya, dapat persentase dengan tampilan dua digit.

(karya eni suryaningsih (universitas Widya Dharma Klaten))